В Тольятти оцифровывают архивы

Руководитель управления по делам архивов Елена Налетова рассказала, как хранение документов, известное еще в древних цивилизациях, переходит на современные рельсы. Главные тренды – внедрение новых систем организации хранения и использование информационных технологий.

По словам Елены Леонидовны, в Тольятти существует четыре архива и три из них располагаются в обустроенных помещениях жилых домов. Хотя, в других городах архивы нередко размещают в специально спроектированных для этого зданиях.

Берегут для потомков местные архивисты документы вечного срока хранения и документы ограниченного срока хранения, от 20 до 75 лет. Первые – наиболее «требовательны»: им обязательно нужна оцифровка, специальные климатические условия, обеспыливание и биологическая защита. Вторым необходимы большие помещения и учет системой электронной маркировки.

В архиве Тольятти для хранения используют традиционные системы: полки, архивные короба и металлические стеллажи. То, что последние не деревянные, по словам Налетовой, уже шаг вперед. Хотя, лучше, если бы стеллажи еще располагались на рельсах и перемещались по ним с помощью штурвала. Это бы сэкономило площадь помещения в два раза, позволило бы достичь хорошей организации архивных материалов, защитить их от несанкционированного доступа, пыли и пожаров. Однако это требует больших денежных вложений.

Электронные технологии в городских архивах используют активно и уже около трети сотрудников управления – ай-ти-специалисты. Они учитывают каждый документ в электронной системе, чтобы затем горожане быстро могли найти нужную информацию. И создают с помощью планетарного сканера цифровые копии документов. Копии можно выдавать многократно, копировать без обращения к подлинникам и улучшать их качество. Сейчас оцифровывают в том числе крупномасштабные документы: карты, чертежи, картины.

Оксана Белова